e-Fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ve elektronik belge biçiminde düzenlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı bir biçimde sağlamak amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından oluşturulan uygulamadır.

Ticari firma olarak Anonim, Limited, Gerçek ve Şahıs şirketi statüsünde bulunan mükellefler e-fatura uygulamasından yararlanabilir.

Faturalar elektronik ortama taşındığı için kağıt, baskı, posta ve arşivleme maliyetleri ortadan kalkar.

Faturalama ve muhasebe süreçlerinde hız artar, zamandan tasarruf sağlanır ve ticareti hızlanır.

Faturalar güvenilir bir şekilde elektronik ortamda saklanır, odalar dolusu klasörlenmiş arşivler ve saklama masrafları tarih olur.

Elektronik ortamdaki anlık ve otomatik veri kaydı ile hata oranı azalır.

Evraklarınız, faturalarınız kaybolmaz, gerektiğinde eski evraklara, faturalara saniyeler içerisinde ulaşılır.

Kağıt kullanımı en düşük seviyeye indiği için her yıl yüzbinlerce ağacın kesilmesi engellenir.

e-Fatura göndermek ve almak isteyen mükellefler;

e-fatura uygulaması üzerinde, kendilerine ait bir kullanıcı hesabı oluşturmalıdır.
e-fatura uygulamasından yararlanmak için Gelir İdaresi Başkanlığına yazılı başvuru yapmalıdır.
Başvurunun uygun bulunması halinde de; o Tüzel kişler için Mali Mühür Sertifikası alınmalıdır, o Gerçek kişler için e-imzanızın bulunması yeterlidir. (Gerçek kişiler de dilerlerse faturalarını mali mühür ile imzalayabilir).

e-Fatura’da, sadece sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderilebilir ve alınabilir.

e-Arşiv ise e-Fatura kapsamı dışındaki firma ve tüketicilere kesilen faturaların da elektronik ortamda düzenlenmesini ve ikinci nüshasının elektronik olarak muhafaza ve ibraz edilmesini sağlar.

e-Fatura’da, fatura elektronik ortamda alıcısına iletilir ve kağıt çıktı alınamaz, e-Arşiv’de ise fatura hem elektronik hem de kağıt çıktı olarak iletilebilir.

e-Fatura’da UBL-TR formatı zorunluyken e-Arşiv’de istenilen format kullanılabilir.

e-Arşiv’de belgeler mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanıp saklanır, e-Fatura’da zaman damgası yoktur.

e-Fatura’da gönderilen her fatura önce GIB’e iletilir, e-Arşiv’de GİB’e yalnızca ay sonlarında bir rapor ile bilgi verilir.

e-Fatura’da GIB Portal, Entegrasyon, Özel Entegratör yöntemlerinden biri kullanılır. e-Arşiv kullanıcıları ise Özel Entegratör ya da kendi bilgi işlem sistemlerine onay alarak kullanabilir.

Elektronik İmza Nedir?
Elektronik imza, elektronik olarak oluşturulan belgeleri imzalamak için kullanılan ve elektronik olarak gönderilen belgenin gönderildiği anda gönderene ait olmasını ve daha sonra reddedilememesini sağlayan kişisel olarak şifrelenmiş dijital bir veridir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre, bir e-imza, başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik verilerle şifrelenmiş bir bağlantı olan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veridir.
Yalnızca imza sahibi tarafından kullanılan, güvenli elektronik imza oluşturma aracı tarafından üretilen, nitelikli elektronik şifreleme sertifikasına dayalı olarak imza sahibinin kimlik ve teyidini sağlayan, üzerinde yapılacak herhangi bir değişikliğin tespitine imkan veren elektronik bir uygulamadır.

E-imza satın alma işlemi, BTK tarafından Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı lisanslı kurumlar tarafından gerçekleştirilmektedir.

Kimlik veya Sürücü Belgesi (T.C. Kimlik No yazılı olmalı)
E-Tuğra Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Formu ve Kullanıcı Taahhütnamesi

Kimlik veya Sürücü Belgesi (T.C. Kimlik No yazılı)
Her bir kullanıcı için E-Tuğra Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Formu ve Taahhütnamesi
İmza Sirküleri (Şahıs firması ise İmza Beyannamesi)
Faaliyet Belgesi (Yalnızca Şahıs Firmalar için geçerlidir ve son 6 Ay içerisinde alınmış olmalıdır.)
Yetkilendirme Belgesi (Münferit yetkili değilse ve ya İmza Sirküleri’nde yer almıyorsa)

Elektronik İmza / E-imza Kurulum işlemi öncelikle bir cihaz ve bilgisayarda yapılır. İlk kurulum sonrası farklı bilgisayarlarda kullanmak için sınır yoktur. Farklı bilgisayarlarda ETugram uygulaması ile aktivasyon yaparak kullanılabilir.

E-Devlet Uygulamaları
E-ÇED (Çevre Etki Değerlendirmesi)
UYAP (Ulusal Yargı Ağı Projesi)
Kurumlar Arası İletişim Sağlanması (Emniyet Müdürlükleri, Nüfus ve Vatandaşlık
İşleri Müdürlükleri)
Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi (KEP)
MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi)
Sağlık Alanında (Sağlık Personelleri, Hastaneler, Eczaneler vb.)
Başvuru İşlemleri (YGS,KPSS, LES,Pasaport vb.)
Sosyal Güvenlik Uygulamaları
Vergi Ödeme İşlemleri
İnternet Bankacılığı
Sigortacılık İşlemleri
Kâğıtsız Ofisler
E-Sözleşmeler
E-Sipariş İşlemleri

Gizlilik
İmzalanan veriler üçüncü şahıslar tarafından sahip olunsa bile şifreleme tekniği nedeniyle anlaşılması engellenir.

Veri Bütünlüğü
Bir verinin alıcısı verinin aktarım sırasında bir değişikliğe uğrama durumunu tespit edebilir.

İnkar Edilememezlik
Verileri oluşturan veya imzalayarak gönderen, daha sonra veriyi kendisinin oluşturduğunu ya da gönderdiğini reddedemez.

Kimlik Belirleme ve Kimlik Denetimi
Kimlik belirleme ve kimlik denetimi, şifrelemenin en yaygın kullanımlarından biridir. Kimlik belirleme, birinin kimliğinin doğrulanması işlemidir.

Elektronik Sertifika,
Elektronik imza ve imza sahibinin kimlik bilgilerinin teyidi için gerekli verileri içeren elektronik kaydı ifade eder. Elektronik sertifikaların belli bir ücret karşılığında yasa uyarınca faaliyet gösterecek olan ESHS – Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları’ndan temin edilecektir.

Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısının sertifika üzerindeki elektronik imzası, sertifikanın bütünlüğünü ve doğruluğunu garanti eder. Atılan imzanın doğruluğunu teyit etmek için elektronik sertifikalar gereklidir.

Nitelikli Elektronik Sertifikalar,
Kanunun dokuzuncu maddesinde belirtildiği gibi “nitelikli sertifika” olduğuna dair bir ibareyi, Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı’nın kimlik bilgilerini, E-İmza sahibinin teşhis edilebileceği kimlik bilgilerini, sertifikanın geçerli olduğu süreyi ve sertifikanın seri numarasını barındıran elektronik sertifikalardır.